Prepare el borrador del acta esa misma semana

De notas a borrador

Grantkeeper redacta el acta de lo que usted envía: fecha, hora, quién asistió, si hubo quórum presente si sus notas lo dicen, cada moción con quién la hizo y la secundó, la votación registrada, las recusaciones y las decisiones. Los nuevos elementos de acción obtienen un propietario y una fecha de vencimiento.

Todo lo que las notas no dejen claro, como el recuento de votos o quién llegó tarde, se marca para que usted lo confirme en lugar de completarlo. El borrador se etiqueta como borrador hasta que la junta lo adopta.

Ejemplo ficticio: las notas dicen que se aprobó el presupuesto de invierno y se pospuso la compra de la furgoneta, pero no quién apoyó la moción presupuestaria. El borrador registra ambas decisiones, enumera la votación como 6 a 0 en las notas y marca la segunda decisión como una pregunta para usted.

Mantenlo oportuno

Las Instrucciones del IRS para el Formulario 990 preguntan si una organización documentó las reuniones de su junta directiva en ese momento y describen las contemporáneas como a más tardar entre la próxima reunión o 60 días después de la reunión. Dicen que la documentación puede incluir actas aprobadas, correos electrónicos o escritos similares que expliquen la acción tomada, cuándo se tomó y quién tomó la decisión.

Grantkeeper redacta las actas la misma semana, agrega los nuevos elementos de acción a TickTick con sus propietarios y fechas, y lleva los pendientes al paquete del próximo mes. Las discusiones personales que no formen parte de una decisión quedan fuera del acta.

Si un miembro se retira de una votación debido a un conflicto de intereses, las actas lo indican, utilizando las palabras de sus notas.

Envíe las notas al día siguiente de la reunión mientras los recuerdos estén frescos. Si su junta graba reuniones, siga su política sobre grabaciones.