Convierta sus recibos en una hoja de gastos de la subvención
Fotografíe los recibos a medida que avanza. Grantkeeper lee cada uno, lo archiva bajo la línea de subvención y presupuesto que usted nombre y mantiene los totales acumulados para el informe.
Video en inglés con subtítulos en español. Las imágenes originales contienen texto en inglés.
Ejemplo ficticio. Las imágenes originales contienen texto en inglés.
Qué lee en cada recibo
Para cada foto, Grantkeeper lee la fecha, el proveedor, el total, el impuesto y lo que se compró, luego lo archiva bajo la subvención y la línea presupuestaria que usted nombre. El IRS enumera los mismos conceptos básicos para los registros de gastos: a quién se le pagó, el monto, la fecha, qué se compró y el comprobante de pago, que puede requerir un segundo documento, como un extracto de la tarjeta. Los números de tarjeta quedan fuera de la hoja.
Un recibo doblado, descolorido o cortado se incluye en una lista corta para obtener una mejor fotografía en lugar de obtener un número adivinado. Una compra dividida, como una tienda ejecutada para dos programas, se convierte en dos líneas usando la división que usted proporciona.
La hoja y el informe.
La hoja de cálculo se encuentra en sus archivos y se abre en Excel o Google Sheets: una fila por recibo, totales por línea presupuestaria y gastos versus presupuesto para cada subvención. En el momento del informe, Grantkeeper lo lee junto al presupuesto de subvención y señala las líneas que se encuentran por encima o por debajo, lo que alimenta el borrador del informe de subvención.
Guarde los recibos originales. Para las subvenciones federales, 2 CFR 200.334 exige a los beneficiarios que conserven registros financieros y documentos de respaldo durante tres años a partir de la fecha de presentación del informe financiero final, y algunos financiadores solicitan más tiempo.
Quien manda las fotos
Cualquiera que gaste el dinero de la subvención puede enviar recibos, siempre y cuando las fotos lleguen a Grantkeeper a través de su chat o sus archivos. Muchos directores envían fotografías del personal una vez por semana. Indique a qué subvención y línea pertenecen en el mismo texto, y Grantkeeper mantendrá una breve lista de recibos que aún esperan una línea presupuestaria, de modo que nada quede sin clasificar hasta el momento del informe.
Ajuste el recibo antes de guardarlo en un bolsillo. Una foto del mismo día es mucho más fácil de leer que una del fondo de una carpeta.
Fuentes: IRS: ¿qué tipo de registros debo mantener?, 2 CFR 200.334: retención de registros
Lo que envía
Fotografías del recibo, la subvención y la línea presupuestaria a la que pertenece cada uno, y el período del informe.
Lo que prepara Grantkeeper
Una hoja de cálculo con fecha, proveedor, monto, impuesto, qué se compró, subvención y línea presupuestaria, totales por línea y una lista de recibos que no pudo leer.
Lo que debe tener en cuenta
Grantkeeper lee y clasifica. Su tesorero compara los totales con el estado de cuenta. Los números de tarjeta quedan fuera de la hoja.