Agradezca las donaciones de esta semana antes del viernes
Envíe la exportación de donaciones de la semana. Grantkeeper comprueba qué donaciones llegaron realmente y escribe una nota personal para cada donante.
Video en inglés con subtítulos en español. Las imágenes originales contienen texto en inglés.
Ejemplo ficticio. Las imágenes originales contienen texto en inglés.
Comprueba antes de agradecer
Grantkeeper comienza con la exportación que envía y conserva solo las donaciones que se pagaron. Los pagos fallidos y reembolsados, las promesas aún no pagadas y la misma donación que aparece dos veces se incluyen en una lista de excepciones. Las donaciones a través de un fondo asesorado por donantes o una plataforma de donaciones van en su propia lista, ya que sus recibos pueden funcionar de manera diferente.
Cada nota utiliza el nombre del donante tal como lo dio, menciona lo que respalda la donación en una oración confirmada y está firmada por una persona real. Los donantes primerizos reciben una bienvenida más cálida, los donantes habituales un agradecimiento más breve. Las versiones en español están listas para los donantes que las prefieran.
Ejemplo ficticio: una donante por primera vez que donó $40 para abrigos de invierno recibe una nota que le agradece por su nombre, dice que los abrigos salen los martes hasta febrero y la invita a ver la recogida si así lo desea. Un donante que ha donado todos los meses durante dos años recibe una nota más breve agradeciéndole su constante apoyo.
Redacción del reconocimiento
El IRS dice que una contribución única de $250 o más necesita un reconocimiento por escrito que nombre la organización, el monto en efectivo o una descripción de un obsequio que no sea en efectivo sin su valor, y si se entregaron bienes o servicios a cambio. Grantkeeper agrega una línea que coincide con los hechos que usted confirma y utiliza "No se proporcionaron bienes o servicios a cambio" solo cuando eso es cierto.
Grantkeeper no cambia las donaciones ni fusiona donantes en su sistema. Envíe las notas desde su herramienta de donación o correo electrónico, luego marque cada regalo como agradecimiento, para que la exportación de la próxima semana comience limpia. Su tesorero o contador confirma el texto del acuse de recibo una vez y usted lo reutiliza.
Un día fijo, como el jueves por la tarde, hace que cada carrera sea pequeña. La guía de agradecimiento a los donantes explica la rutina completa, incluida la divulgación de entradas para eventos de más de $75.
Fuentes: IRS: contribuciones caritativas, reconocimientos escritos
Lo que envía
Exportación de donaciones de esta semana desde su herramienta de donaciones o base de datos de donantes.
Lo que prepara Grantkeeper
Una lista de donaciones revisada, borradores de agradecimiento, texto de reconocimiento para donaciones de $250 o más y una breve lista de excepciones.
Lo que debe tener en cuenta
Se excluyen las donaciones fallidas, reembolsadas y las promesas sin pagar. Su tesorero confirma el texto de la constancia.