Agradezca a cada donante, cada semana

Primero revisa las donaciones

Comience con lo que realmente recibió. Deje de lado los pagos fallidos y reembolsados, las promesas que no se han pagado y la misma donación que aparece en dos sistemas. Las donaciones que llegan a través de un fondo asesorado por donantes o una plataforma de donaciones pueden tener sus propias reglas de recepción, por lo que Grantkeeper las enumera por separado para que usted pueda verificarlas.

Grantkeeper funciona a partir de la exportación que envía desde su herramienta de donaciones o base de datos de donantes. Compara las donaciones a los donantes por nombre y correo electrónico, señala posibles duplicados y deja sus registros como están. La fusión de donantes o la corrección de una donación ocurre en su propio sistema.

Agradecimiento personal, luego el reconocimiento.

El agradecimiento es lo primero. Utilice el nombre del donante tal como lo dio, diga lo que respalda la donación en una oración confirmada y fírmelo como una persona real. Omita los números de impacto que no pueda respaldar. Grantkeeper escribe una versión en español para los donantes que lo prefieran.

La página del IRS en agradecimientos escritos dice que una contribución única de $250 o más necesita una que nombre la organización, el monto en efectivo o una descripción de un obsequio no en efectivo sin su valor, y si se entregaron bienes o servicios a cambio. Para pagos superiores a $75 que son en parte para bienes o servicios, el IRS describe una divulgación separada: su ejemplo es una donación de $100 con una entrada a un concierto de $40, donde $60 es la parte caritativa. Grantkeeper agrega texto que coincide con los hechos que usted confirma y su tesorero o contador lo verifica.

Enviar y grabar

Los borradores aparecen como una lista: donante, donación, borrador y todo lo que aún falta. Envíelos desde su herramienta de donación o correo electrónico, luego marque cada regalo como agradecido para que la próxima semana comience limpia. Un donante por primera vez y un donante mensual desde hace mucho tiempo necesitan notas diferentes, así que dígale a Grantkeeper quién es nuevo y las escribirá de manera diferente.

Los estados de cuenta de fin de año son un trabajo aparte. Las instrucciones del IRS señalan que las donaciones separadas de menos de $250 no se suman para la regla de $250, pero una declaración anual aún ayuda a los donantes a ver su año. La receta de estados de fin de año cubre ese trabajo.

Ejemplo ficticio: un donante mensual que dona 20 dólares el primero de cada mes recibe un breve agradecimiento por el primer regalo, luego una nota cada pocos meses que dice lo que su apoyo constante hizo posible, utilizando únicamente hechos que usted confirme.

Elija un día fijo para la carrera, como el jueves por la tarde, de modo que las donaciones de la semana lleguen y las notas salgan antes del fin de semana. La receta semanal de agradecimiento muestra el texto a enviar.