Prepare los resúmenes anuales sin las prisas de enero
Grantkeeper crea una declaración privada para cada donante a partir de sus registros de donaciones del año calendario y enumera todo lo que no cuadra.
Video en inglés con subtítulos en español. Las imágenes originales contienen texto en inglés.
Ejemplo ficticio. Las imágenes originales contienen texto en inglés.
Construir a partir de registros limpios
Los estados de cuenta cubren el año calendario, del 1 de enero al 31 de diciembre, incluso si su año fiscal finaliza en junio. Grantkeeper agrupa las donaciones por donante legal, enumera cada fecha y monto y agrega texto de beneficios para las donaciones que vienen con un boleto o una cena. Antes de redactarlo, concilia reembolsos, pagos anulados y fallidos, importaciones duplicadas y créditos blandos.
No fusiona a dos donantes solo porque comparten una dirección, y enumera las donaciones a través de fondos recomendados por los donantes o plataformas de donaciones por separado para que su tesorero las verifique. Cada declaración permanece como un borrador privado hasta que se revisa el conjunto completo.
Un breve abono mensual durante el año hace que diciembre sea más fácil. Pregunte a Grantkeeper por las excepciones del mes, corríjalas en su herramienta de donación mientras los detalles estén actualizados y la ejecución de fin de año tenga menos que desenredar.
Temporización y envío
Las instrucciones del IRS dicen que un reconocimiento cuenta como contemporáneo cuando el donante lo tiene antes de la fecha en que presenta su declaración o la fecha de vencimiento de la declaración, incluidas las extensiones, lo que ocurra primero. La regla es cuándo lo tiene el donante, no una fecha fija en enero.
Grantkeeper prepara las declaraciones y una nota de presentación, también en español si lo necesitas. Envíelos a través de la combinación de correspondencia de su herramienta de donación o su correo electrónico una vez que su tesorero haya aprobado los totales.
Ejemplo ficticio: un donante dio donaciones mensuales de $25 y pagó $100 por un asiento de gala con una cena valorada en $40. El estado de cuenta enumera cada donación mensual con su fecha y monto, y muestra el pago de gala con el valor de la cena y la parte caritativa de $60, de la misma manera que funciona el ejemplo de $100 y $40 del IRS.
Ejecute una primera pasada a principios de diciembre para detectar excepciones mientras todavía hay tiempo para solucionarlas. La receta semanal de agradecimiento mantiene los registros limpios durante todo el año.
Fuentes: IRS: contribuciones caritativas, reconocimientos escritos, Instrucciones del IRS para el formulario 990
Lo que envía
Una exportación de obsequio de todo el año, su nombre legal y la redacción de la declaración que utiliza su tesorero.
Lo que prepara Grantkeeper
Un borrador de declaración por donante con fechas y montos, además de una lista de reembolsos, duplicados y otras discrepancias a resolver.
Lo que debe tener en cuenta
Use las donaciones del año calendario. No combine donantes solo porque comparten dirección. Su tesorero da el visto bueno antes de enviar.