Prepare el paquete para la junta sin desvelarse

Reúna lo que necesita el paquete.

La mayoría de los paquetes necesitan las mismas piezas cada mes: las últimas actas y sus elementos de acción, los informes del tesorero o del contable, los números de las donaciones y del programa, las próximas fechas límite de las subvenciones y las decisiones que se le pedirá que tome la junta. Envíe los archivos a Grantkeeper y leerá el enlace de su calendario para conocer las fechas de las reuniones.

Grantkeeper devuelve un borrador de la agenda, una tabla de los elementos de acción del mes pasado con quién es el propietario de cada uno y si se realizó, una breve descripción para el informe del director y una lista de las decisiones sobre la mesa. Los archivos adjuntos están etiquetados para que los miembros de la junta puedan encontrarlos en un teléfono.

Mantenga cada número vinculado a su fuente

Cada figura nombra el informe y el período del que procede. Los totales de las donaciones no son el saldo bancario y las donaciones restringidas permanecen en sus propias líneas. Grantkeeper utiliza los saldos que le proporciona su tesorero y no obtiene efectivo al presentar informes.

Si ejecuta Ad Grants, el paquete puede incluir un breve resumen mensual: clics, inversión en subvenciones y conversiones registradas, con una nota sobre las lagunas en el seguimiento. El gasto en subvenciones es publicidad en especie de Google, no dinero en su cuenta, por lo que se mantiene aparte de las cifras financieras.

Plazos e informes de subvenciones

Las juntas directivas a menudo quieren ver lo que se debe hacer antes de la próxima reunión. Grantkeeper agrega una breve lista de solicitudes de subvención, renovaciones e informes que deben entregarse en las próximas semanas, cada uno con el financiador, la fecha límite exacta y la zona horaria, y la persona responsable, tomados de las cartas de adjudicación y avisos de financiadores que envió.

Si un informe ya está retrasado o falta un número, el paquete lo indica claramente. Es más fácil para una junta ayudar con un tema abierto claro que con una brecha que nadie menciona.

Despues de la reunion

Envíe sus notas después de la reunión y Grantkeeper redactará las actas: quién asistió, mociones y votos tal como los registró, cualquier recusación, decisión y nuevos elementos de acción con propietarios y fechas. Todo lo que no esté claro en las notas quedará marcado para que usted lo confirme. La junta aprueba el acta; el borrador es un punto de partida.

Las Instrucciones del IRS para el Formulario 990 preguntan si una organización documentó las reuniones de su junta directiva en ese momento y lo describen como a más tardar entre la próxima reunión o 60 días después de ella. Un borrador escrito la misma semana hace que sea más fácil mantenerse al día.

Mantenga los nombres de los donantes, las solicitudes de atención y los datos de contacto de los voluntarios fuera del paquete a menos que la junta los necesite para tomar una decisión. La receta de paquete para la junta directiva y la receta de minutos muestran los textos a enviar.