Inscripciones, lista de espera y asistencia listas antes del evento

Capacidad y lista de espera

Grantkeeper compara las altas con tu capacidad y el número de personas trabajando ese día. Las inscripciones que superan la capacidad van a una lista de espera en el orden en que llegaron. Si los voluntarios disponibles parecen escasos para un intervalo de tiempo, lo indica y sugiere distribuir a las personas entre los intervalos.

Redacta la confirmación, la nota de la lista de espera y el recordatorio del día anterior, en inglés y español si necesita ambos, con la zona horaria escrita. Envíalos desde tu herramienta de registro o correo electrónico. Algunas herramientas de registro envían confirmaciones tan pronto como se crea un evento, así que configure esos mensajes antes de abrir los registros.

Ejemplo ficticio: una colecta de alimentos con 40 lugares y 52 inscripciones confirma los primeros 40 y coloca a 12 en una lista de espera. Cuando tres personas confirmadas cancelan, Grantkeeper redacta notas para las tres siguientes en la lista de espera y actualiza la lista de registro.

La lista de asistencia

La lista de registro contiene solo lo que la puerta necesita: nombre, tamaño del grupo, idioma y cualquier necesidad de acceso que la persona comparta. Los detalles que nadie en la puerta usa quedan afuera. Imprímelo o guárdalo en un teléfono.

Si las personas pagan un boleto que incluye una comida u otro beneficio, el IRS describe una divulgación para pagos superiores a $75 que son en parte para bienes o servicios: solo la cantidad por encima del valor del beneficio cuenta como parte caritativa. Grantkeeper agrega esa línea a las confirmaciones una vez que usted le da el valor del beneficio y su tesorero lo verifica.

Mantenga la lista de registro fuera de las pantallas compartidas y recicle las copias impresas después del evento.

Después del evento, compare el recuento de registros con el de inscripciones. La diferencia le ayuda a calcular la capacidad y la dotación de personal del próximo año.