Un siguiente paso para cada voluntario nuevo

Bienvenido en la primera semana.

Una buena acogida dura poco. Agradece a la persona, dile qué pasa después y dale el turno, el lugar, la entrada y a quién preguntar. Alguien que se registró sin elegir un turno recibe una pregunta fácil, como qué sábado funciona. Deja el manual largo para más tarde.

Grantkeeper funciona a partir de la exportación que envías, ya sea de SignUpGenius, VolunteerHub, Planning Center o una hoja de cálculo. Redacta una nota por persona, señala requisitos faltantes como capacitación, verificación de antecedentes o formulario de tutor, y trata un espacio tentativo como tentativo, no confirmado.

Recordar y luego agradecer

Uno o dos días antes del turno, un recordatorio proporciona la fecha, hora, lugar, qué ponerse o traer y un contacto para el día. Envíelo solo a las personas de ese turno. Cuando cambia un turno, sólo los voluntarios necesitan enterarse.

Después del turno, un breve agradecimiento menciona en qué ayudaron y menciona la próxima fecha en la que podrían venir. Grantkeeper mantiene un resumen de horas a medida que avanza, lo que ahorra tiempo posteriormente para el paquete de la junta y los informes de concesión.

Envía desde las herramientas que tienes

Grantkeeper prepara los borradores y la lista de quién se queda con cuál. Los envía desde su herramienta de registro o su cuenta de correo electrónico. Algunas herramientas de registro también pueden enviar sus propios recordatorios. Los recordatorios de texto se envían únicamente a los voluntarios que aceptaron enviar mensajes de texto, y los números de teléfono permanecen en la lista, no en los mensajes grupales.

Un recordatorio de turno y un boletín son diferentes tipos de correo electrónico. La guía CAN-SPAM de la FTC explica cómo considera la ley el propósito principal de un mensaje y qué necesita un mensaje comercial, como una opción de exclusión funcional y una dirección postal.

Mantenga la lista actualizada

Cada semana, actualice la lista con lo que aprendió: alguien que se mudó, alguien que solo quiere los sábados, alguien que pidió dejar de tener noticias suyas. Grantkeeper anota esos cambios en los borradores que prepara, por lo que el siguiente recordatorio no va dirigido a una persona que ya dijo que no.

Mantenga los requisitos junto al rol, no a la persona. Si el turno de tutoría necesita una verificación de antecedentes y el turno de despensa necesita una sesión informativa sobre seguridad alimentaria, la lista muestra quién ha hecho qué y los borradores solo preguntan qué falta.

Si recluta voluntarios a través de Ad Grants, un formulario de voluntariado completo es una de las acciones que Google enumera como una conversión válida. Consulte la receta de lista de voluntarios para conocer la versión semanal de esta rutina.