Vea los turnos libres de la próxima semana y a quién recordar su turno

Diseña la semana

Grantkeeper lee la exportación de registro y crea una lista por día y turno: quién está confirmado, quién es provisional, qué turnos son cortos y cuáles están completos. Marca las reservas dobles y cualquier regla de rol que le hayas asignado, como una edad mínima, capacitación o una verificación de antecedentes, junto al turno que lo necesita.

Para turnos cortos, analiza a los voluntarios anteriores que se marcaron como disponibles para ese día y redacta una breve solicitud para cada uno. Un espacio provisional permanece provisional hasta que la persona lo confirma.

Ejemplo ficticio: el jueves 4 al 6 necesita cuatro personas y tiene dos confirmadas y una tentativa. La lista muestra que el turno fue corto en dos, no en uno, y enumera tres voluntarios del jueves pasado para preguntar.

Recuerde a las personas adecuadas

Los borradores de recordatorio van uno por turno, solo para las personas que lo integran: fecha, hora, lugar, entrada, qué traer y un contacto para el día. Si se cambia un turno, solo esos voluntarios reciben una nueva nota. Los números de teléfono permanecen en la lista y nunca aparecen en los mensajes grupales.

Cuando alguien cancela, informe a Grantkeeper y actualizará la lista, mostrará la nueva brecha y redactará una solicitud para la próxima persona disponible. Nada va a toda la lista para un espacio abierto.

Envíe los recordatorios desde su herramienta de registro o correo electrónico; Algunas herramientas de registro también pueden enviar sus propios recordatorios. Después de la semana, Grantkeeper agrega las horas a un resumen continuo para los informes de subvenciones y el paquete de la junta.

Envíe la exportación el mismo día cada semana, como el jueves de la semana siguiente, para que los voluntarios tengan tiempo de planificar. Para las personas que acaban de registrarse, comience con la guía de seguimiento voluntario.