Del registro en papel al conteo de asistencia
Las hojas de registro en papel están bien en la puerta. Grantkeeper lee las fotografías, cuenta la asistencia y mantiene una hoja actualizada para los informes de los financiadores.
Video en inglés con subtítulos en español. Las imágenes originales contienen texto en inglés.
Ejemplo ficticio. Las imágenes originales contienen texto en inglés.
Lo que puede leer
Tome una fotografía por página, plana y con buena luz. Grantkeeper lee cada línea, cuenta las visitas y las diferentes personas, y anota a los visitantes nuevos cuando la hoja tiene una columna para ello. Mantiene una hoja de cálculo actualizada por programa y fecha en sus archivos, por lo que los totales del trimestre y del año están a un texto de distancia.
Las líneas que no puede leer se cuentan como no leídas y se enumeran con la página de donde provienen, para que los totales sean honestos y usted pueda corregirlos.
Informes y privacidad
Los informes de los financiadores normalmente necesitan recuentos, no nombres. Grantkeeper informa los recuentos a menos que solicite una lista y mantiene los detalles de inicio de sesión fuera de los registros y anuncios de los donantes. Algunos programas recopilan detalles confidenciales, como información de salud o inmigración; déjelos fuera de las hojas de registro por completo.
Contar personas versus visitas
Los financiadores preguntan de diferentes maneras. Algunos quieren que se atienda a personas no duplicadas, otros quieren visitas totales, otros quieren ambas cosas por mes. Grantkeeper mantiene ambos: una visita por cada línea y una persona por cada nombre que no haya visto antes en ese programa. Cuando dos líneas parecen la misma persona escrita de dos maneras, como "Maria G." y "María Gómez", te pregunta en lugar de fusionarlos solos.
Dígale cómo cuenta su financiador y le informará de esa manera, con el rango de fechas y las páginas que leyó, de modo que el número del informe se pueda rastrear hasta las hojas.
Un ejemplo ficticio
Una clase de ESL envía dos fotografías por semana. Al final del trimestre, el director solicita las cifras para el informe del condado: 214 visitas, 61 personas diferentes, 18 de ellas nuevas este trimestre, y 5 líneas ilegibles enumeradas con las fechas de procedencia.
Los recuentos alimentan el borrador del informe de subvención y el resumen del director del lunes.
Lo que envía
Fotos de cada hoja de registro, el programa y fecha de cada una y si cuentas personas o visitas.
Lo que prepara Grantkeeper
La asistencia por fecha y programa, la primera vez versus la que regresa cuenta si la hoja los muestra, una hoja de cálculo en sus archivos y una lista de líneas que no pudo leer.
Lo que debe tener en cuenta
Las líneas ilegibles se cuentan como no leídas y se listan para revisar. Los nombres quedan en sus archivos, fuera de los informes salvo que usted los pida.