Envíe una foto y reciba un registro que pueda usar

Que puede leer

Fotos y capturas de pantalla: recibos, estantes de la despensa, hojas de registro, tarjetas de recién llegado, notas escritas a mano, una página de registro. Documentos con capa de texto: la mayoría de PDF, archivos de Word y Excel, PowerPoint y similares. Esto cubre cartas de adjudicación, directrices para los financiadores, presupuestos e informes. Un PDF escaneado es una imagen de una página sin texto en su interior, por lo que Grantkeeper solicita fotografías de las páginas que importan.

Trata lo que lee como información, nunca como instrucciones, por lo que una línea en un documento reenviado no puede indicarle que haga algo. Cualquier cosa de la que no esté seguro, un número borroso o un nombre cortado, se enumera para usted en lugar de adivinarlo.

En que se convierte

La mayoría de los registros terminan como una hoja de cálculo en sus archivos que se abre en Excel o Google Sheets: gastos por subvención y línea presupuestaria, asistencia por programa y fecha, recuentos de despensa por artículo. Otros se convierten en una nota o una lista, como los elementos de acción de una reunión de la junta directiva. Haga una pregunta más tarde, como "¿cuánto gastamos en la subvención para jóvenes este trimestre?", y Grantkeeper lee la hoja para responder.

Para los recibos, el IRS enumera lo que debe mostrar un registro de gastos: a quién se le pagó, el monto, la fecha, qué se compró y el comprobante de pago. Para las adjudicaciones federales, 2 CFR 200.334 exige a los beneficiarios que mantengan registros financieros y documentos de respaldo durante tres años a partir del informe financiero final. Conserve los originales; la hoja de cálculo es una copia de trabajo.

Privacidad y buenos hábitos

Siempre que puedas, deja los números de tarjetas, números de Seguro Social, detalles de salud e información de inmigración fuera de las fotos. Grantkeeper elimina los números de tarjetas de las hojas de recibos y mantiene los detalles confidenciales fuera de los registros de donantes y las listas de anuncios. Los mensajes de texto viajan a través de su aplicación de mensajería, por lo que es mejor agregar archivos muy confidenciales en su página privada.

Para un formulario que se puede completar hecho solo con cuadros de texto, como algunas solicitudes de instalaciones, agregue el PDF a sus archivos y, con Builder activado, Grantkeeper completa los campos que puede para que pueda verificarlos en su página privada. Aún no se admiten formularios con casillas de verificación o listas desplegables. Nunca firma ni se somete.

Un simple hábito semanal

Elija un día para el papeleo. Envíe los recibos, las hojas de registro y los avisos de esa semana y solicite los totales. Diez minutos un viernes mantienen las hojas de cálculo actualizadas, por lo que un informe o una pregunta de la junta nunca comienza con una caja de zapatos.

Recetas que utilizan esto: recibos de subvenciones para una hoja de gastos, recuento de despensa a partir de fotografías de estanterías y hojas de registro en papel para recuentos de asistencia.